Copia

Ahorrar en tinta y papel es una de las prioridades fundamentales en el ámbito empresarial. A la hora de imprimir, cada copia se puede optimizar para reducir al máximo el coste por impresión.

Fotocopias e impresión, cada copia cuenta

Tanto en el trabajo como en el hogar, es posible reducir el coste de impresión de cada copia siguiendo una serie de buenas prácticas que pueden reducir sustancialmente el gasto mensual en material de oficina y de trabajo. Uno de los consejos más evidentes es la reducción del número de páginas de cualquier impresión o publicación. Para lograrlo, habrá que empezar por optimizar la distribución del contenido, condensando la información y remitiendo a los posibles lectores a la web o a la edición online para obtener más información. Se puede también optar por utilizar una fuente más pequeña o reducir el tamaño de los márgenes, siempre y cuando estas medidas no dificulten la lectura del documento. Para facilitar la distribución del contenido con fuentes pequeñas, se debe recurrir a opciones como el subrayado y la negrita para destacar los puntos más importantes.

Como alternativa, una de las medidas más efectivas es reducir el interlineado del texto, es decir, el espacio entre cada línea de texto. Si se trata de un documento con imágenes o gráficos, es conveniente vigilar que el tamaño se mantenga dentro de los márgenes e intentar reducirlo siempre y cuando sea posible y no se afecte a la visibilidad de información relevante.

Copia a doble cara

Siempre que sea posible, se debe recurrir a la impresión a doble cara y priorizar el formato PDF. Actualmente es posible transformar fácilmente cualquier documento a PDF o incluso guardarlo desde un formato editable al de Adobe. Esta distribución permitirá también reducir el número de páginas que se deben imprimir en color y consumir menos recursos de impresión. Otra simple opción que permitirá reducir el coste de cada copia es utilizar papel reciclado. Por lo general, es más económico que el papel normal o con características especiales, como brillo o un espesor particular. Más recientemente, una de las alternativas que se está popularizando es la impresión bajo demanda, que permite solicitar solo las copias necesarias en el momento necesario. Esto evita que se haga alguna copia innecesaria que no se utilizará finalmente.

En lo que respecta al coste, es conveniente señalar que cuesta menos fotocopiar un documento que hacer varias impresiones del mismo. Por eso, es recomendable hacer solo una impresión y fotocopiarla tantas veces como sea necesario. Además, existe multitud de herramientas a tener en cuenta para hacer anotaciones en documentos sin necesidad de imprimir una copia. Las notas adhesivas o las anotaciones al margen son ya digitales, y es posible hacerlas en el documento almacenado en el ordenador. Además, estos programas permiten la edición múltiple, de forma que varios autores pueden compartir sus sugerencias por escrito en el mismo documento sin necesidad de hacerles llegar una copia.